Trả lời nhanh: Sau khi thuê làm website, bạn không chỉ cần nhận một website hoạt động bình thường mà còn phải nắm được các tài khoản và quyền truy cập quan trọng phía sau website, gồm: tên miền, Hosting, email, WordPress, Database, Google Analytics, Google Search Console, Google Tag Manager, Facebook Pixel, CDN/DNS và SSL. Ngoài ra, bạn cũng nên nhận đầy đủ mã nguồn và bản backup website.
Nếu thiếu một trong những thành phần này, bạn có thể vẫn sử dụng website bình thường nhưng sẽ dễ bị phụ thuộc vào bên làm web khi cần thay đổi, chuyển Hosting hoặc chuyển sang một đơn vị khác.
Và cụ thể như nào, hãy cùng mình tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Vì sao cần yêu cầu bàn giao đầy đủ?
Thuê một đơn vị làm website không có nghĩa là bạn chỉ nhận lại một đường link để truy cập website.
Phía sau một website còn có rất nhiều tài khoản và dữ liệu quan trọng. Nếu những tài khoản này vẫn nằm trong tay bên làm web, bạn có thể gặp khó khăn khi muốn:
- Đổi đơn vị thiết kế hoặc quản trị website.
- Chuyển sang nhà cung cấp Hosting khác.
- Thay đổi DNS hoặc cấu hình tên miền.
- Quản lý email theo tên miền.
- Kiểm tra dữ liệu truy cập và SEO.
- Chạy quảng cáo hoặc cài thêm công cụ đo lường.
- Khôi phục website khi có sự cố.
Nói đơn giản, website có thể đang hoạt động nhưng bạn chưa chắc đã thực sự kiểm soát được nó.
Vì vậy, khi nghiệm thu website, đừng chỉ kiểm tra giao diện và các chức năng. Hãy kiểm tra luôn những tài khoản, quyền truy cập và dữ liệu mà bạn cần để chủ động quản lý website về lâu dài.
Checklist 11 tài khoản và quyền truy cập cần nhận
Dưới đây là những thành phần bạn nên kiểm tra khi nhận bàn giao. Với mỗi mục, hãy xác định rõ bạn cần gì và làm thế nào để biết mình thực sự có quyền kiểm soát.
1. Tài khoản tên miền (Domain)
Tên miền là địa chỉ của website và là một trong những tài sản quan trọng nhất.
Bạn cần có quyền đăng nhập vào tài khoản tại nhà đăng ký tên miền để có thể:
- Quản lý thông tin tên miền.
- Gia hạn tên miền.
- Thay đổi DNS/Nameserver.
- Chuyển tên miền sang nhà đăng ký khác khi cần.
Dấu hiệu đã được bàn giao: Bạn có thể tự đăng nhập vào tài khoản quản lý tên miền và thực hiện các thao tác cần thiết mà không phải thông qua bên làm web.
Ngoài ra, hãy kiểm tra thông tin chủ thể đăng ký tên miền để đảm bảo tên miền được đăng ký bằng thông tin của bạn hoặc doanh nghiệp.
2. Tài khoản Hosting
Hosting là nơi lưu trữ mã nguồn, Database và các dữ liệu để website hoạt động.
Bạn nên nhận tài khoản quản lý Hosting hoặc Control Panel, chẳng hạn như cPanel, DirectAdmin hoặc giao diện quản trị tương ứng.
Tài khoản này giúp bạn:
- Quản lý file website.
- Quản lý Database.
- Tạo email.
- Kiểm tra dung lượng và tài nguyên.
- Backup và khôi phục website.
- Thay đổi một số cấu hình cần thiết.
Dấu hiệu đã được bàn giao: Bạn có thể tự đăng nhập vào hệ thống quản lý Hosting bằng tài khoản của mình.
3. Email theo tên miền
Nếu website sử dụng email dạng ten@congty.com, bạn cũng cần biết hệ thống email đang được quản lý ở đâu và ai có quyền quản trị.
Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp vì email có thể chứa thông tin khách hàng, trao đổi nội bộ và các dữ liệu quan trọng khác.
Bạn nên có quyền:
- Tạo và xóa tài khoản email.
- Đổi mật khẩu.
- Quản lý dung lượng.
- Cấu hình email khi cần.
Dấu hiệu đã được bàn giao: Bạn biết tài khoản quản trị email nằm ở đâu và có thể tự quản lý các hộp thư thuộc tên miền của mình.
4. Tài khoản WordPress Administrator
Nếu website sử dụng WordPress, bạn cần được bàn giao ít nhất một tài khoản có quyền Administrator.
Quyền này cho phép bạn:
- Đăng và chỉnh sửa nội dung.
- Quản lý người dùng.
- Cài đặt và cập nhật plugin/theme.
- Thay đổi các thiết lập website.
- Quản lý nhiều thành phần quan trọng của WordPress.
Dấu hiệu đã được bàn giao: Bạn có thể đăng nhập WordPress với vai trò Administrator, thay vì chỉ được cấp quyền Editor hoặc một vai trò hạn chế khác.
Sau khi nhận bàn giao, bạn cũng nên đổi mật khẩu và bật xác thực hai lớp nếu hệ thống hỗ trợ.
5. Quyền truy cập Database
Database là nơi lưu trữ nhiều dữ liệu quan trọng của website, chẳng hạn như nội dung, tài khoản người dùng, đơn hàng và các thiết lập của website.
Bạn không nhất thiết phải trực tiếp sử dụng Database hàng ngày, nhưng vẫn nên đảm bảo Database có thể được bàn giao và truy xuất khi cần, đặc biệt khi chuyển Hosting hoặc khôi phục website.
Dấu hiệu đã được bàn giao: Bạn biết Database của website nằm ở đâu, có thông tin truy cập cần thiết và có thể export Database hoặc yêu cầu bên quản trị thực hiện khi cần.
6. Google Analytics
Google Analytics giúp theo dõi dữ liệu truy cập và hành vi người dùng trên website.
Nếu tài khoản Analytics do bên làm web tạo và họ là người duy nhất có quyền quản trị, bạn có thể gặp khó khăn khi đổi đơn vị thực hiện website hoặc marketing.
Dấu hiệu đã được bàn giao: Tài khoản Google của bạn được cấp quyền phù hợp, tốt nhất là quyền quản trị đối với tài sản Analytics mà website đang sử dụng.
Nhờ vậy, dữ liệu lịch sử vẫn được giữ lại ngay cả khi bạn thay đổi đơn vị làm website.
7. Google Search Console
Google Search Console giúp theo dõi tình trạng website trên Google, dữ liệu tìm kiếm và các vấn đề liên quan đến SEO.
Bạn nên có quyền quản lý đối với property của website để có thể:
- Theo dõi hiệu suất tìm kiếm.
- Kiểm tra lỗi lập chỉ mục.
- Xem các vấn đề liên quan đến website.
- Gửi yêu cầu lập chỉ mục khi cần.
- Quản lý người dùng có quyền truy cập.
Dấu hiệu đã được bàn giao: Tài khoản Google của bạn có quyền sở hữu hoặc quyền quản trị phù hợp đối với property của website.
8. Google Tag Manager
Google Tag Manager thường được sử dụng để quản lý các mã theo dõi như Google Analytics, quảng cáo hoặc các công cụ đo lường khác.
Nếu bên làm web hoặc bên marketing đang quản lý GTM nhưng bạn không có quyền truy cập, sau này việc thêm hoặc thay đổi các mã theo dõi có thể trở nên phụ thuộc vào họ.
Dấu hiệu đã được bàn giao: Bạn có quyền quản trị đối với tài khoản/container GTM mà website đang sử dụng.
9. Facebook Pixel
Nếu website có chạy quảng cáo Facebook/Meta, Pixel là một tài sản quan trọng cần được bàn giao.
Pixel giúp ghi nhận các hành động của người dùng trên website để phục vụ đo lường và quảng cáo.
Dấu hiệu đã được bàn giao: Pixel thuộc Business Manager/Business Portfolio của bạn hoặc doanh nghiệp và bạn có quyền quản trị tài sản đó.
Đừng chỉ nhận một đoạn mã Pixel từ bên làm web. Điều quan trọng là tài sản Pixel phải nằm trong hệ thống tài khoản mà bạn kiểm soát.
10. CDN/DNS
Nếu website sử dụng CDN hoặc dịch vụ quản lý DNS như Cloudflare, bạn cũng cần biết tài khoản này đang thuộc về ai và ai có quyền quản trị.
Đây là nơi có thể quản lý các bản ghi DNS, CDN, SSL và một số thiết lập bảo mật tùy dịch vụ.
Dấu hiệu đã được bàn giao: Bạn có thể đăng nhập vào tài khoản quản lý và xem hoặc thay đổi các bản ghi DNS của tên miền khi cần.
Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn muốn đổi Hosting. Nếu không có quyền DNS, việc trỏ tên miền sang hệ thống mới có thể phải phụ thuộc vào bên làm web.
11. SSL và quyền quản lý chứng chỉ
SSL giúp mã hóa kết nối giữa người dùng và website, đồng thời cho phép website hoạt động qua HTTPS.
SSL có thể được quản lý theo nhiều cách: thông qua Hosting, CDN hoặc một nhà cung cấp SSL riêng. Vì vậy, không phải lúc nào SSL cũng có một tài khoản riêng.
Điều bạn cần biết là:
- Website đang sử dụng SSL của đơn vị nào?
- SSL được cấp và gia hạn ở đâu?
- Ai đang quản lý?
- Khi hết hạn thì ai chịu trách nhiệm gia hạn?
Dấu hiệu đã được bàn giao: Bạn biết SSL đang được quản lý ở đâu và có thể chủ động gia hạn hoặc yêu cầu bên phụ trách thực hiện khi cần.
Bảng checklist bàn giao website
Bạn có thể lưu lại bảng dưới đây và sử dụng khi nghiệm thu website:
| # | Tài khoản / quyền truy cập | Đã nhận | Đã kiểm tra quyền |
|---|---|---|---|
| 1 | Tên miền (Domain) | ☐ | ☐ |
| 2 | Hosting / Control Panel | ☐ | ☐ |
| 3 | Email theo tên miền | ☐ | ☐ |
| 4 | WordPress Administrator | ☐ | ☐ |
| 5 | Database | ☐ | ☐ |
| 6 | Google Analytics | ☐ | ☐ |
| 7 | Google Search Console | ☐ | ☐ |
| 8 | Google Tag Manager | ☐ | ☐ |
| 9 | Facebook Pixel | ☐ | ☐ |
| 10 | CDN / DNS | ☐ | ☐ |
| 11 | SSL / quyền quản lý SSL | ☐ | ☐ |
Ngoài 11 mục trên, đừng quên yêu cầu bàn giao:
- Mã nguồn website.
- Database mới nhất.
- Bản backup website.
- Thông tin cấu hình cần thiết nếu có.
- Tài liệu hướng dẫn hoặc thông tin liên quan đến các dịch vụ đang sử dụng.
Nhận được mật khẩu chưa có nghĩa là bạn đã có quyền
Một lỗi khá phổ biến là chỉ kiểm tra xem bên làm web có gửi tài khoản và mật khẩu hay chưa.
Thực tế, nhận được mật khẩu chỉ là bước đầu.
Sau khi nhận bàn giao, bạn nên tự đăng nhập và kiểm tra:
- Tài khoản có hoạt động không?
- Bạn có đúng quyền cần thiết không?
- Có thể đổi mật khẩu không?
- Email khôi phục có thuộc về bạn không?
- Có còn tài khoản quản trị cũ của bên làm web không?
Sau khi xác nhận, bạn nên đổi mật khẩu và bật xác thực hai lớp đối với những tài khoản quan trọng nếu dịch vụ hỗ trợ.
Riêng với tên miền, hãy kiểm tra thông tin đăng ký và quyền quản lý trực tiếp trên hệ thống của nhà đăng ký thay vì chỉ dựa vào thông tin mà bên làm web cung cấp.
Mục tiêu cuối cùng không phải là “nhận được một danh sách username/password”, mà là bạn thực sự có khả năng kiểm soát các tài sản của website. Hãy ghi nhớ điều này nhé!
Nên ghi rõ việc bàn giao trong hợp đồng
Đừng chờ đến lúc website hoàn thành mới hỏi bên làm web về tài khoản.
Ngay từ khi ký hợp đồng, nên thống nhất rõ:
- Những tài khoản và dữ liệu nào sẽ được bàn giao.
- Tài khoản nào đứng tên khách hàng.
- Thời điểm bàn giao.
- Hình thức bàn giao.
- Trách nhiệm của hai bên khi kết thúc hợp đồng.
Bạn cũng nên yêu cầu bàn giao mã nguồn và Database, thay vì chỉ nhận các tài khoản quản trị.
Điều này giúp hạn chế tranh chấp và quan trọng hơn là đảm bảo bạn có thể tiếp tục vận hành website nếu sau này không còn làm việc với đơn vị cũ.
Nếu muốn chuẩn bị kỹ hơn trước khi thuê đơn vị làm website, bạn có thể tham khảo bài 15 câu hỏi cần hỏi trước khi giao website cho đơn vị thiết kế và quản trị.
Bài viết này cũng nằm trong cụm nội dung về thuê quản trị Hosting. Nếu bạn đang cân nhắc giao việc vận hành website cho một bên khác, hãy xem thêm bài Thuê quản trị Hosting: Công việc, chi phí & những điều cần biết.
Câu hỏi thường gặp
Thuê làm website xong cần nhận bàn giao những gì?
Bạn nên nhận quyền truy cập vào các tài sản quan trọng gồm tên miền, Hosting, email, WordPress, Database, Google Analytics, Search Console, Google Tag Manager, Facebook Pixel, CDN/DNS và SSL. Ngoài ra, đừng quên yêu cầu mã nguồn và bản backup website.
Chỉ cần tài khoản Hosting và tên miền là đủ chưa?
Chưa đủ. Hosting và tên miền là hai tài sản rất quan trọng, nhưng các công cụ như Google Analytics, Search Console, Google Tag Manager hay Pixel cũng có thể chứa dữ liệu và cấu hình quan trọng của website. Nếu những tài sản này vẫn nằm trong tài khoản của bên khác, bạn có thể gặp khó khăn khi đổi đơn vị làm website hoặc marketing.
Làm sao biết tài khoản đã thực sự thuộc quyền kiểm soát của tôi?
Hãy tự đăng nhập, kiểm tra quyền và thử thực hiện những thao tác cơ bản như đổi mật khẩu hoặc kiểm tra email khôi phục. Với các nền tảng như Google Analytics, Search Console hay Meta, hãy kiểm tra xem tài khoản của bạn đang có quyền gì, thay vì chỉ nhìn thấy website hoặc dữ liệu trong giao diện.
Bên làm web không chịu bàn giao tài khoản thì phải làm sao?
Trước tiên, kiểm tra lại hợp đồng để xác định rõ nghĩa vụ bàn giao của hai bên và gửi yêu cầu bằng văn bản. Nếu vấn đề liên quan đến tên miền, Hosting hoặc các nền tảng bên thứ ba, bạn có thể liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để hỏi về quy trình xác minh và khôi phục quyền quản lý, đồng thời chuẩn bị các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nếu được yêu cầu.
Có nhất thiết phải tự quản lý tất cả các tài khoản không?
Không. Bạn có thể thuê agency, developer hoặc một đơn vị quản trị Hosting vận hành website thay mình. Tuy nhiên, quyền sở hữu và quyền kiểm soát các tài sản quan trọng vẫn nên thuộc về bạn hoặc doanh nghiệp. Nói cách khác: có thể giao người khác quản trị, nhưng không nên giao luôn quyền sở hữu.
Kết luận
Sau khi thuê làm website, đừng chỉ kiểm tra xem website có hoạt động hay chưa. Hãy kiểm tra xem bạn đã nhận đủ những gì cần thiết để tự quản lý website về lâu dài hay chưa.
Tên miền, Hosting, WordPress, Database, email, dữ liệu Analytics, Search Console, Tag Manager, Pixel, DNS, SSL, mã nguồn và backup đều là những thành phần bạn nên biết rõ đang nằm ở đâu, ai quản lý và bạn có quyền truy cập đến mức nào.
Bạn không nhất thiết phải tự quản trị tất cả. Bạn có thể thuê một đơn vị khác làm việc đó cho mình.
Nhưng nguyên tắc quan trọng nhất vẫn là: giao người khác vận hành website không đồng nghĩa với việc giao quyền sở hữu website cho họ.
Leave a Reply